Grundsätzlich ist jede Kartensammlung als neuer Teilnehmer willkommen. Voraussetzung für die aktive Teilnahme an der Altkartendatenbank ist der Abschluss einer Vereinbarung zwischen dem neuen Teilnehmer, der Staatsbibliothek zu Berlin und dem GBV (Gemeinsamer Bibliotheksverbund). Damit erkennt der neue Teilnehmer die Bedingungen, unter denen die formale und inhaltliche Erschließung der gedruckten Landkarten bis 1850 durchzuführen sind, an.

Die Titelaufnahmen erfolgen nach Maßgabe der Sonderregeln für die Erschließung von Altkarten. An technischer Voraussetzung für die Online-Katalogisierung ist ein WinIBW-Anschluss an das Zentralsystem beim GBV erforderlich.

Bibliotheken des GBV erhalten auf Anfrage Zugangsberechtigung zum IKAR-Pool, nicht dem GBV angehörige Bibliotheken müssen die Zugangsberechtigung (WinIBW-Lizenz) erwerben.

Anträge auf Förderung durch Dritte für den retrospektiven Gesamtnachweis seiner gedruckten Landkarten bis 1850 werden von der SBB unterstützt.